CincoDías logró luz verde de los altos ejecutivos de la cadena para estar a su lado. Ser testigo durante unos minutos de su funcionamiento ‘on line’, de lo que es capaz de hacer ahora y de lo que será posible hacer con él cuando su instalación culmine dentro de unos meses.
De su importancia y de la consideración estratégica que tiene para la empresa da cuenta como se refirió a él, de pasada, el presidente Juan Roig, con ocasión de la presentación de los resultados de 2013. Todo el mundo allí pudo escuchar estas palabras; “nosotros innovamos mucho, somos una empresa de innovación. Estamos construyendo un centro informático, y se va a hacer un cambio informático en 2015 y 2016, que será revolucionario y que inauguraremos el año que viene. Es un salto en el que nos podemos jugar la empresa pero yo estoy muy convencido de que va a triunfar”.
El salto lo ha dado en un solar rodeado de naranjos de una localidad valenciana, que los responsables de la empresa prefieren que se obvie su nombre. Allí ha construido un caja gris, un edificio de 2.000 metros cuadrados, de aspecto muy parecido a los que albergan los reactores nucleares, diseñado por R Studio Arquitectura. El objetivo de las toneladas de hormigón armado, que forman sus paredes y de las medidas de seguridad desplegadas, es proteger su cerebro.
Un nuevo cerebro artificial, instalado en una sala de 300 metros cuadrados, que controla en tiempo real, las 24 horas del día, todas las variables de las 1.500 tiendas, los bloques logísticos y sus almacenes. Los ejecutivos de Mercadona saben ya, gracias a su nuevo CPD (así han bautizado al superordenador), cuanto, cómo y a que precio esta vendiendo en cada una de sus cajas, segundo a segundo.
Los datos no se usarán
Tener a tú disposición un caudal de información tan importante. Disponer de un termómetro diario de como evoluciona el consumo doméstico en España, da acceso a conocer mucho del gasto de cada tipo de cliente. Algo así podría no tener precio en un momento en el que las grandes cadenas de distribución luchan por cada céntimo de consumo. Que un ordenador de estas características pueda almacenar todas las acciones de compra de sus clientes, hace factible que la compañía se incline a hacer descuentos ad-hoc incentivando la fidelidad. Sin embargo la empresa asegura que no utilizará lo que puede llegar a conocer. “En Mercadona los clientes no son productos. Para conocer sus preferencias y hábitos preferimos la relación directa y para ello invertimos más de 15 millones al año a través de nuestros monitores en tienda y centros de coinnovación. Preferimos esta forma de interactuar con nuestros clientes que estar monitorizando todas sus acciones”.
Su complejidad técnica, no apta para la comprensión de los neófitos, se adivina cuando su potencialidad se traduce en cifras. La empresa ha presupuestado para su desarrollo, desde 2012, año en el que se puso en marcha su diseño, hasta 2015, ejercicio en el que está prevista que acabe su instalación definitiva, 126 millones.
En su puesta en marcha inicial han trabajado 1.600 técnicos, tanto de la propia cadena como de las multinacionales informáticas, que se han encargado de su diseño y montaje. Y para hacerlo posible Mercadona se ha tenido que sentar, asociar y pactar con multinacionales de la talla de IBM, HP, Oracle Cisco, Redhat, Capgemini, Sopra, Atos, Indra, Sothis y Telefónica.
Y juntos han diseñado una revolución tecnológica en la cadena comparable a la que llevó a cabo en 1982, cuando decidió ser la primera empresa de distribución en España que incorporaba algo tan habitual ahora como el código de barras y los escáneres.
Solo en el cerebro, en el conjunto de procesadores, discos duros, modems, servidores y en duplicarlo, por razones obvias de seguridad, se han invertido 45 millones de euros.
Su capacidad es tal que “cuando este implementado del todo podría gestionar cuatro ‘mercadonas’ como la actual”, asegura Paco García, director de compras informáticas de la cadena. Que explica, para ilustrar el desafío al que se han lanzado, que “lo que estamos haciendo es cambiar el motor de un avión en pleno vuelo, sin perder capacidad de gestión en ningún momento y sin que ‘el jefe’ (denominación que en Mercadona se da al cliente) se de cuenta de que las cosas han cambiado en la tienda”.
Pero, por qué un cambio tan radical. Por qué complicarse la vida de esta forma en un salto al vacío de resultados inciertos, tal y como reconoce el propio Roig. Carlos García, director de explotación de la compañía asegura; “en Mercadona, el equipo de gestión se convenció de que para poder revolucionar la gestión de los productos frescos (pescado, fruta y verdura y carne) tenía que poder pensar y poder decidir con la misma rapidez que decide un frutero o un pescadero de toda la vida en cualquier puesto de un mercado”. Y no había herramientas para hacerlo, “hasta ahora debíamos esperar 24 horas para conocer lo que se estaba vendiendo y las soluciones a los fallos llegaban muy tarde. Nos dimos cuenta de nuestra necesidad y pusimos a los técnicos a funcionar.
“Conocer en tiempo real todo lo que pasa en la cadena nos da una ventaja estratégica brutal. Es una innovación de tal calibre que nos permite no esperar a hacer el arqueo de caja para tomar decisiones, se toman en tiempo real. De hecho podremos cambiar precios en minutos y ajustarnos a la demanda real”.
Los técnicos de Mercadona aseguran que han acabado con la verticalidad con la que hasta ahora se manejaba la información en la empresa. Los distintos departamentos generaban sus propios datos de la empresa, pero por incapacidad técnica era muy difícil poder compartirlos, y cuando se lograba no todo llegaba, por la razones que fuesen. “El nuevo cerebro ha horizontalizado la información. Todo el mundo tiene la misma. Los gerentes de compras ya saben qué necesitan, qué es lo que va a faltar en las tiendas o en los almacenes en unas horas, en unos días. Y con una tableta en la mano, pueden conectarse con los proveedores, ya estén en alta mar o en el campo, y encargar según las necesidades reales”.
“Hemos diseñado un sistema inteligente. La tecnología de hoy nos permite miniaturizar todo hasta tal punto que toda la base de datos histórica de Mercadona desde que comenzó, toda la facturación, contabilidad compras, etc, cabe en un sistema de almacenamiento autoeficiente que no ocupa más espacio que la de un módulo mediano de un armario de cocina”, explican.
Igual que todo el sistema instalado para procesar el funcionamiento de la cadena. Su tamaño decepciona las expectativas del visitante, que espera ver un superordenador con cosas y artilugios móviles, como los que aparecen en las películas. La discreción que los ejecutivos de Mercadona pidieron a CincoDías, como condición para poder entrar en la habitación del cerebro, nos impide mostrar imágenes. Pero para hacerse una idea basta subrayar que todo el sistema de procesadores, el que es el verdadero motor de la mecánica diaria de la empresa, cabe en un armario ropero de cualquier casa.
El sistema se diagnostica y se analiza a sí mismo. No hace falta que se le hagan pruebas para ver su estado. De acuerdo con los técnicos, “él solo avisa de que va a ocurrir un problema y, por supuesto, de cuando le esta pasando algo crítico. Este auto diagnóstico nos permite evitar fallos dramáticos que nos fuercen a paralizar partes de la empresa. Con eso, logramos, una vez más, que nuestros ‘jefes’ reciban todas las facilidades para comprar en Mercadona. Entrar en la tienda y no poder pagar o tener que soportar una cola de veinte minutos, porque el sistema impide el funcionamiento de no sé qué línea de cajas, hace que el cliente se piense mucho irse a la competencia y no volver”.
“No encuentro boquerones en el agua. Hay lubina, ¿Quieres?”
La frase que contiene el titular parece el comienzo de una bravuconada entre marineros. Pero Mercadona no lo cree así. Sus responsables defienden que su nuevo cerebro artificial les permitirá trasladar directamente sus decisiones a los barcos que se encuentren faenando en el mar. El concepto de horizontalidad de la información, el que todo el mundo tenga la misma información a su disposición, permitirá, con un smartphone o una tableta, saber si las tiendas cercanas a las lonjas están vendiendo o necesitan más una especie u otra”. Los responsables de compras conocerán en todo momento el stock, y tomarán decisiones sobre la marcha.
“Si no hay boquerones en el agua, pediremos lubina a la carta, o calamar, y aprovecharemos que el barco está en el mar para cubrir las necesidades de producto puntuales.
Ganamos tiempo, que es lo único que no podemos comprar. Ahorramos dinero y evitamos pasos intermedios que nos encarecen el producto final y nos deterioran la frescura, que es lo que nuestros clientes demandan”. Los responsables del proyecto aseguran que ya no será necesario mandar el pescado o la fruta y la verdura a un centro logístico desde donde se repartirá al día siguiente. “Podremos mandar una furgoneta al pie del muelle, cargar el pescado y, desde allí, servir a las tiendas. Así ahorramos tiempo. El jefe quiere el pescado más fresco al mejor precio posible en la tienda. No compra lechugas secas. Compra las más verdes y para lograrlo Mercadona, con su nuevo cerebro artificial podrá recortar el tiempo de gestión. Simplemente lo que han hecho los pescaderos de toda la vida.
Con esta fotografía real la situación de las tiendas la empresa aspira a gestionar sus diferentes secciones como micro empresas. Articulo extraido de Cinco dias y el COITT.
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